2011/05/25

気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ / リズ・ダベンポート 平石律子 2回目


前回に引き続き「気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ」(原題:Order from Chaos)について書いています。

前回は本書のエッセンス7点のうち4点挙げたので、今回は残りの3点を。


5. 行動ルールその1:先延ばしはせず即断即決する

「コックピット」「管制塔」「駆け込み寺」の環境作りが一通りできたら、次は行動ルールを身につける段階です。そのひとつめが「即断即決」―情報を入ってきた瞬間に判断すること――です。
本当は、書類を手にした時点であなたはそれをどうしたらよいか、99.9パーセントわかっている。だから、決めてしまおう。
初めて書類を手にしたそのときに判断を下そう。そうすれば、整理時間を短くし、ゴミを減らせるのだ。
「管制塔」でできる日を決めて「自分がすべきこと」を書き込み、文書を妥当なファイルに収めれば、それで終わり。簡単なことだ。


6. 行動ルールその2:優先順位をとにかく冷静に見きわめる

仕事をする上で最も難しく最も重要なのが、優先順位の見きわめ。高いパフォーマンスを継続的に出すためには、本当に価値の高いことを見きわめ、それに時間と神経を集中させることが必要です
統計によると、日々、仕事を中断させる事柄のうち、本当に対応する価値のあるものはわずか15パーセントしかないそうだ。
優先順位を見きわめて重要な用件に集中し、邪魔ものを退けよう。
今日にあるタスクの優先順位が決められない、あるいはあいまいな場合は、そもそも、人生の優先順位が不明確である場合が多いようです。
優先順位をつけたリストが機能するためには、まず、あなたが自分の優先順位を決めなければならない。

常に問うべき問いは「この短い一生をどういう人生にしたいのか?」「そのために今日何をすればいいのか?」という問いです。
一日が終わったとき、自分の目標に向かって本当に重要な仕事が遂行できているようにするには、どんな基準を使ったらよいのだろう?

「優先順位に執着するなんて束縛されるようで嫌だ。そのときそのときで気ままに生きていたい・・・」と思う方には、著者のこんな助言が響くかもしれません。
あなたには「したほうがいい用件」をこなす時間はないのだ。あなたには「やらなければならない用件」と「必要な要件」をこなす時間しかない。

今の景色は過去の自分の習慣で決まっており、5年後、10年後の未来の景色は今の自分の習慣で決まります。
“今日の用件”リストを見るだけで、その持ち主の10年後が予測できると思っている。つまり、こういうことだ。もしあなたのリストに「ビジネスを維持すること」と「生き残るためにすること」だけしか書かれていなければ、10年後のあなたはいまのあなたと少しも変わらず、何かが変わることを期待するだけで、いまと同じことをしているにちがいない。
もしあなたが目の前の景色を変えたいと思ったら、現状維持の用件だけではなく、より大きな目標に向かうステップを少なくとも一つ入れておくようにしよう。
「生きていればいい」モードにとどまっていたら、あなたのまわりの景色は決して変わらない。

この「優先順位の見きわめが大切」ということは、ドラッカーが「プロフェッショナルの条件」やその他の著書で口酸っぱく言い続けていることでもあります。


7. 行動ルールその3:仕事の準備と後片づけを徹底する

最後は、仕事の準備と後片づけ。いったん仕事モードに突入したら途中で路線変更をしたり邪魔をされたりしないよう、準備や後片付けをきちんと行うことが必要です。
まず、一日の計画をチェックする。「管制塔」を確認し、優先順位をつけて一日をはじめるのだ。
一日の終わりには、きちんと一日を終える。
何もかも始末をつけたうえで一日を終えるのだ。
仕事を始める前に気が散る要因をすべて排除してしまうのだ。こうすれば、“一時間仕事”が確実に一時間で終わり、四時間もかからないから三時間ずつ節約できるということを覚えておこう。
「管制塔」リストの「今日の用件」の優先順位が一番目の仕事に必要なファイルや道具を集める。デスク上にはその仕事に関わるものしか置かないようにしよう。(中略)
そして完全に終わるまでその“用件1”に集中する。
一日の終わりに「管制塔」をチェックし、その日の用件すべてに何らかのマークをつけよう。

・・・以上です。


一言感想

快適なデスクワーク環境を作る」という観点で押さえるべきポイントがこの一冊で大方網羅されているのではないかと思いました。

3つの環境作り――「コックピット」「管制塔」「駆け込み寺」と3つの行動ルール――「即断即決」「優先順位」「準備と後片づけ」が徹底できれば、快適な環境のなかで気持ちよく仕事することができそうです。

著者の考え方を私自身の生活に取り入れてどんどん改善していきたいと思います。


こんな方におすすめ
・デスクワークの大事な基礎を学びたい
・たくさんのタスクがある生活をうまく整理して楽しく過ごしたい


おまけ
著者が運営する「Order from Chaos」のページはこちら。
Liz Davenport's Order from Chaos


追記
類書「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」についても書きました。

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