2011/05/22

気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ / リズ・ダベンポート 平石律子


気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ」を読みました。原題は「Order From Chaos」。

本書は、整理術のカウンセリング会社を主催する「整理のプロ」が書いた、「快適なデスクワーク環境作り」がテーマの一冊です。
シンプルで、わかりやすく、楽に続けていける整理法が一つあれば、あなたをうんざりさせ、いらだたせるデスクの上の山はきれいさっぱり片づくのだ。
そうした一つですべてをカバーできる整理法、それが本書の整理法だ。

整理」(の中でも特にデスクワーク環境の整理)についての理解を深めたくて読みました。


目次
はじめに
ゲーム・プラン
準備STEP 空きスペースをつくる
STEP1 デスクを「コックピット」にする
STEP2 毎日の「管制塔」を持つ
STEP3 書類の“駆け込み寺”をつくる
STEP4 いま!決める
STEP5 つねに優先順位を見きわめる
STEP6 毎日の習慣
さいごに


たくみな比喩を用いながら、環境つくりのステップを順序だてて説明してあります。整理関連本としては分量がやや多めの部類に属する本書ですが、文章の構造・表現ともにわかりやすいため飽きることなくサクサク読み進めることができました

目次がそのまま本書のエッセンスを表しているので、目次に沿って内容をピックアップしてみたいと思います。

今回は長くなりそうなので2回に分けました。全編となる今回は全部で4点です。


1. 整理された快適なデスク環境 = 3つの環境作り + 3つの行動ルール
本書が提案する快適なデスク環境作りは、6つの項目――3つの環境作りと3つの行動ルールからできています。

その問題意識の発端となるのが、世の中にあふれている膨大な「ムダ時間」。

本書では
・平均的なビジネスパーソンが探し物に費やす時間は1年でおよそ150時間
・平均的なビジネスパーソンには、1日に190もの新しい情報が飛び込んでくる
・オフィスワーカーは、1日に2時間も「円滑なおつきあい」や雑用のために費やしている
・パフォーマンスが最大となる「フロー状態」がいったん中断されると、再びその状態に戻るのには平均で20分かかる
などなど、オフィスワークに蔓延する数々のムダ時間が紹介されています。


2. 環境作りその1:デスクを「コックピット」に見立てる
本書のもっともベースとなるアイデアは「デスク=コックピット」。コックピットは、高度な判断をすばやく行えるようインタフェースが最適化されています。デスクをコックピットだと考えると、改善の余地はいっぱいあります。
デスクをあなたの「操縦席(コックピット)」だと考えてみてほしい。「コックピット」のなかには、「現在進行中」の仕事に関するものだけしか必要とされない(以下略)。
仕事をしようとデスクの前に座ったら、毎日、毎週、毎月、使うものがそれぞれあるべき場所になければならない。
あなたがどのように働き、何を使うかによってあなたの「コックピット」をあなた仕様にして、道具を使用頻度順に並べておかなければならない。
上記は基本的なアドバイスですが、応用編のアドバイスとしては
・頻繁にたまるもの専用のトレーをつくる
・“定位置”をつくる
・移動するとき用キットをつくる
・「どうでもいい」郵便はすぐ捨てる
なども挙げられています。


3. 環境作りその2:タスクを一元管理する「管制塔」を設ける
コックピットにつづく2つめのアイデアは「タスクリスト=管制塔」。タスクリストは複数の場所に分散させず、頭の中に留めておかず、一ヶ所にまとめて書いておくのがポイントです
「管制塔」とは、毎日のレーダー・スクリーンを与えてくれる手帳のことだ。(中略)仕事でも、一日にしなければならないことをすべて映し出すスクリーンが一つ必要なのだ。

内容として書き込むのは次の3つの情報です。
優先順位付きの本日の用件リスト
タイムスケジュール
付記(本日の出張先の地図や会議の議題、アイデアなど)

一元化したタスクリストがあれば、タスクを覚えておく必要がなく、覚え書きを探す必要もありません。「ここを見ればやることがすべてわかる」という安心感も生まれます。


4. 環境作りその3:タイプ別にバッチ処理するための「駆け込み寺」を作る
管制塔が機能し始めたら、次は「今すぐ対応しなくてもいいタスク」――優先順位が低いもの、ひとつひとつ個別に対応すると非効率なもの――の行き先を確保する、ということをすると、コックピットと管制塔がよりスムーズに機能します。
保留の書類を入れておく「保留ファイル」は、ゴミの山をなくすための“駆け込み寺”
何らかの対応をしなければならないが、それほど重要ではないか、大きな問題ではないか、専用のファイルをつくるほどでもない用件に関わる文書全部を一時保管しておく
「保留ファイル」は「管制塔」があらかた始末してくれたがらくたの残りをすべて片づけてくれる。
「保留ファイル」に入れる文書が関わっている用件は、「管制塔」の該当日の「今日の用件」リストに書き留める。


・・・今回は以上です。1で述べた「3つの環境作り + 3つの行動ルール」のうち、今回は「3つの環境作り」についてのみピックアップしました。

次回は後編。後者の「3つの行動ルール」を取り上げたいと思います。


追記
気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ後編を書きました。


さらに追記
類書「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」についても書きました。

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